Audit KPI dan HPIA di Hosp Putrajaya

 

Assalamualaikum,

Masa minggu pertama kerja kat Hospital Putrajaya tiba-tiba dapat tahu ada Audit Kualiti HPIA dan KPI. Aduhaiiii Sebelum tu audit Internal manakala yang ini Audit External lah pulak. Pengaudit datang dari Jabatan Kesihatan WP.   Aduhaiiii seram sejuk aku.  Dah le kena incharge Unit Lapuran Perubatan, lepas tu kita ni baru lagi. Tak boleh tidur rasanya nak hadapi pagi tersebut. Audit kat Jabatan Rekod yang di pilih ialah Pengeluaran Lapuran Perubatan. Bagi Hospital Berpakar macam HPJ ni tempuh menunggu rasanya 28 hari. Tu pun kadang dapat lambat. Almaklumle Jabatan Rekod proseskan tapi bila sampai kat Doktor kadang lambat lah kadang tak lengkap lah. Manakala pelanggan pula iaitu si pemohon bila lambat je marah-marah. Dia ingat kita layan dia seorang je ke. Selain daripada permohonan Lapuran Biasa serta daripada Insuran dan Peguam kami juga memproses Lapuran Perubatan serta post mortem daripada pihak Polis. Macam-macam orang ado yang datang. Kes kemalangan lah, claim insuran lah, claim socso lah, hah macam-macam jenis ada. 

Kalau tenguk pada jumlah yang kami terima hampir dekat 300 sebulan permohonan. Tu average je. Tapi paling kurang 300 lebih lah. Ada sekali tu aku tenguk dah nak 400 ke 500 permohonan pada setiap bulan. Jenuh aku menyemak dan menyain permohonan report yang dah siap pada setiap pagi.  Setiap bulan permohonan yang di terima kami akan catit dalam form tertentu dan buat pelapuran di JK WP. Ini adalah KPI yang amat penting bagi Hospital untuk jaga agar mencapai peratusan 90 ke atas. Kalau banyak lagi le banyak hari kena selesaikan. Nasib baik ada 4 orang staff yang handle. Ada 3 Pembantu tadbir dimana 2 orang adalah pegawai Mystep. Alhamdulillah aku tenguk mereka bekerja keras di hadapan kaunter bila menerima permohonan Lapuran Perubatan.

Ni fail penting untuk pegawai Audit menyemak.

Audit External siap ada pembukaan dan penutupan. Masa Majlis pembukaan telah diadakan di Auditorium. Mula-mula buat kat bilik mesyuarat. Tapi bila sempit pindah ke Auditorium hah baru lega sikit. 

Kata-kata alu-aluan dari wakil Pengarah serta Pegawai yang incharge Unit Kualiti Hospital. Selain daripada itu jemputan tetamu juga diberi berucap untuk memberi penerangan mengenai Audit yang akan di jalankan. Audit berjalan selama 2 hari. Selesai acara pembukaan semua pun balik ke tempat masing-masing menunggu Pegawai Audit datang ke tempat yang akan di audit. Ada jadual yang telah disediakan untuk Pegawai Audit membuat Audit.

Jabatan Rekod di audit pada hari pertama. Dalam pukul 10 lebih rasanya selepas Pegawai Audit mengaudit Unit IT yang berada bersebelahan dengan Jabatan Rekod Perubatan. 2 orang Pegawai Kualiti Hospital serta 2 pegawai Audit dari JK WP. Selalunya seorang doktor dan seorang lagi staff nurse.

Nasib baik lah Boss aku Puan Hanum dah bersedia. Manakala Puan Hana walaupun baru beberapa bulan dah cekap dalam mentadbir Unit Lapuran Perubatan. Manakala aku yang baru seminggu yang masih tak nampak bayang lagi kerja aku macamana menunggu di Bilik Puan Hanum semasa mereka sampai. Alhamdulillah semuanya berjalan lancar. Laju je Hana bila kena soal. Fail pun dah lengkap. Lepas tu file update setiap bulan. Jadi akhirnya Jabatan Rekod Perubatan kami lulus dengan cemerlang. 

Sessi soal jawab semasa Audit dijalankan. Aku berdiri di belakang melihat proses pengauditan berjalan. Satu perkara baru bagi aku bagaimana nak menjawap soalan-soalan dari pihak Audit.

Alhamdulillah kami berjaya.